盡職調(diào)查報告
盡職調(diào)查報告
一、公司信息
江西拓泓新材料有限公司成立于2011年，為江西省國資委下屬滬市主板上市公司江西國泰集團(tuán)股份有限公司的控股子公司（股票代碼：603977）。公司地址：宜春市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)春一路3號
主要產(chǎn)品：氟鉭酸鉀和氧化鈮
加工原料：鉭鈮礦、鉭金屬料及鉭鈮廢料
本報告涵蓋的時間段：2016年12月1日至今。
二、RMAP 評估總結(jié)
2016年12月12-13日，公司進(jìn)行了RMI委派的第三方現(xiàn)場評估。根據(jù)該審核，RMI審核委員會（ARC）決定江西拓泓新材料有限公司符合（2017）鉭審核手冊。該決定有效期從決定之日起三年有效。公司符合審核要求的狀態(tài)在RMI官網(wǎng)中的得到更新。
三、公司供應(yīng)鏈政策
為避免使用直接或或間接為武裝團(tuán)體提供資金或使他們得益的沖突礦物及／或涉及在高風(fēng)險和受沖突影地區(qū)進(jìn)行其他嚴(yán)重侵犯人權(quán)行為的沖突礦物，公司制定了供應(yīng)鏈政策。本供應(yīng)鏈政策完全符合第三版經(jīng)合組織關(guān)于來自受沖突影響和高風(fēng)險區(qū)域的礦石的負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南（經(jīng)合組織指南）。它涵蓋了經(jīng)合組織指南附錄二中確定的所有風(fēng)險，適用全球范圍。公可承諾一經(jīng)發(fā)現(xiàn)任何附錄二風(fēng)險，將立即處理。本政策經(jīng)高級管理層審查和批準(zhǔn)，管理層致力于支持本政策的實施。本政策已向相關(guān)利益相關(guān)者（供應(yīng)商、客戶、員工等）廣泛傳播，可于公司網(wǎng)站www.74mao.cn 查閱。
四、公司管理體系
公司建立負(fù)責(zé)任礦物審驗管理體系，公司遵守RMI負(fù)責(zé)任礦物審驗流程，按照公司編制的《負(fù)責(zé)任礦物審驗流程管理手冊》，恪守在供應(yīng)鏈政策方面的承諾，并制定了以下方面的盡職調(diào)查內(nèi)部流程：
——公司出臺了《RMI內(nèi)控體系運(yùn)行管理辦法》，成立RMI工作組負(fù)責(zé)監(jiān)督負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理和風(fēng)險管理的設(shè)計和實施�！疽讶蚊�(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理經(jīng)理（管理者代表）協(xié)調(diào)相關(guān)部門（包括經(jīng)營管理部、品質(zhì)保障部、生產(chǎn)技術(shù)部）的工作，確保各部門恪盡職守，執(zhí)行負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理并報告所發(fā)現(xiàn)的任何示警信號和潛在風(fēng)險。
——公司在RMI體系運(yùn)行管理領(lǐng)導(dǎo)小組下成立了風(fēng)險評估委員會，已任命合規(guī)管理人員、采購、高級管理人員，負(fù)責(zé)定期和不定期對已識別的供應(yīng)商與原料相關(guān)信息進(jìn)行評估，對原料來源的合理性（如:產(chǎn)地、產(chǎn)能、類型特征等）進(jìn)行確定，對調(diào)查的原產(chǎn)地、運(yùn)輸過程、供應(yīng)商按照示警信號進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)示警信號，對示警信號進(jìn)行調(diào)查并下達(dá)處理意見。
——公司按照負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的要求每年對所有相關(guān)部門的主要人員開展一次盡職調(diào)查管理體系培訓(xùn)。如計劃有更新，公司會根據(jù)需要開展額外培訓(xùn)。
公司已2017年向所有已確定上游供應(yīng)商傳達(dá)了最新的供應(yīng)鏈政策和采購要求。公司已將盡職調(diào)查要求納入與直接供應(yīng)商達(dá)成的具有法律約束力的協(xié)議中。公司每年對直接供應(yīng)商進(jìn)行一到兩次現(xiàn)場調(diào)查，并將盡職調(diào)查要求作為談話的一部分。
公司建立了RMI的申訴機(jī)制，設(shè)立聯(lián)系渠道，收集有關(guān)方面的申訴信息。股份公司設(shè)立聯(lián)系/申訴電子郵箱，電子郵箱地址： [email protected]
記錄保留系統(tǒng)：公司要求與負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理相關(guān)的所有記錄至少保存五年，要求正確使用并安全存儲在公司數(shù)據(jù)庫中。
五、管理職責(zé)和架構(gòu)
(一)公司任命經(jīng)營管理部部長擔(dān)任“負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈”總負(fù)責(zé)人，其主要職責(zé)包括：
1）提供員工培訓(xùn)
2）組織管理評審，評估盡職調(diào)查體系的有效性和一致性，確保持續(xù)改進(jìn)；
3）向總經(jīng)理匯報供應(yīng)鏈風(fēng)險管理情況；
4）組織程序文件的起草制定、更新、發(fā)放、保管；
5）向交易方(供應(yīng)商)傳達(dá)負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈政策和采購要求；
6）申訴的跟進(jìn)和處理；
7）各職能部門工作的協(xié)調(diào)。
(二)倉庫：
1）原料入庫驗收時，檢查物料來源和監(jiān)管鏈文件是否齊全；對文件不全或信息可疑的物料進(jìn)行隔離，直到問題解決后才能發(fā)放使用。
2） 對物料進(jìn)行標(biāo)識，確保其可追溯性。
3） 聯(lián)合財務(wù)部部門，每月28日進(jìn)行物料盤點(diǎn)匯總。
(三)財務(wù)部：
1）負(fù)責(zé)核對采購的物料單據(jù)是否完整、一致；
2）如果出現(xiàn)異常，需要回報給“負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈”總負(fù)責(zé)人；
3) 聯(lián)合行政(含倉儲)部門，每月進(jìn)行物料盤點(diǎn)匯總。
(四)經(jīng)營管理部：
1） 向交易方(供應(yīng)商)傳達(dá)負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈政策和采購要求；
2） 收集并更新交易方(供應(yīng)商)信息，做好KYC調(diào)查；
3） 協(xié)調(diào)與交易方(供應(yīng)商)相關(guān)的溝通工作；
4） 必要時，向高層匯報，組織交易方(供應(yīng)商)能力建設(shè)(例如培訓(xùn)和信息共享)
六、風(fēng)險識別（所有來源）
第一、公司設(shè)有一套健全的流程來識別供應(yīng)鏈中的風(fēng)險，制定了識別 CAHRA 的程序。程序包括使用的資源、確定“受沖突影響和高風(fēng)險”地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)以及我們檢討決定的頻率。
公司使用以下資源（不限以下資源）來確定CAHRAs：
——《聯(lián)合國制裁名單》
——《中國海外投資國家風(fēng)險評級（2018）》
——《聯(lián)合國1952號決議》
——海德堡研究所沖突晴雨表
——脆弱國家指數(shù)
——中華人民共和國外交部公布的風(fēng)險信息等
——多德-弗蘭克法案第1502節(jié)
第二、公司建立了風(fēng)險識別評估和管理辦法，公司設(shè)立了一套了解供應(yīng)商 (KYC) 流程，納入關(guān)于供應(yīng)商法律地位和身份信息、供應(yīng)商分析和潛在風(fēng)險。我們的所有供應(yīng)商今年已完成并交回KYC相關(guān)表格。公司由下設(shè)的原料采購風(fēng)險評估委員會對涉及的鉭原料采購供應(yīng)鏈進(jìn)行了風(fēng)險評估，并有專業(yè)性團(tuán)隊進(jìn)行全過程的風(fēng)險控制，公司的風(fēng)險評估委員會與采購團(tuán)隊一起審查收集的匯總信息，并按照RMI管理要求進(jìn)行了風(fēng)險評估，發(fā)布《低風(fēng)險采購區(qū)域名單》、《高風(fēng)險采購區(qū)域名單》、《供應(yīng)商黑名單》。對目前公司采購到的各供應(yīng)鏈進(jìn)行了認(rèn)真評估，在本報告期間，沒有發(fā)現(xiàn)與所提交的換代KYC 表格相關(guān)的示警信號。
第三、公司組成專業(yè)團(tuán)隊對目前采購的各供應(yīng)鏈進(jìn)行了盡職調(diào)查，并編寫了各供應(yīng)鏈盡職調(diào)查報告。
第四、公司對照 CAHRA、制裁清單、當(dāng)?shù)胤珊蛢?nèi)部采購要求審查所收集的所有信息。
第五、公司依據(jù)《原料供應(yīng)商信用管理辦法》，完成了2018年年度供應(yīng)商的信用管理評價，建立和完善客戶管理清單。要求提供每個合同的原產(chǎn)地信息，并確保能夠了解交易來源、運(yùn)輸路線以及直接供應(yīng)商的名稱和地點(diǎn)。
第六、在本報告涵蓋的時間段內(nèi)上級股份公司未收到相關(guān)方（受影響人員或舉報者）申訴。
七、風(fēng)險降低（僅高風(fēng)險采購）
針對高風(fēng)險供應(yīng)鏈評估結(jié)果，公司要求鉭原料采購部門及時采取以下的風(fēng)險緩解措施進(jìn)行風(fēng)險管控：
1. 向公司高層管理人員匯報高風(fēng)險供應(yīng)鏈調(diào)查評估結(jié)果，說明高風(fēng)險供應(yīng)鏈的相關(guān)信息、實際和潛在風(fēng)險。
2. 按公司的供應(yīng)鏈政策風(fēng)險管理策略，制定和實施風(fēng)險管理計劃。對存在的風(fēng)險要制定和實施有效的緩解措施，并與供應(yīng)商和受影響的相關(guān)方商議達(dá)成一致。風(fēng)險降低策略包括： 在整個可衡量風(fēng)險管理過程中繼續(xù)開展貿(mào)易、在不斷降低法接受的情況下終止與供應(yīng)商的合作。
3. 持續(xù)監(jiān)控風(fēng)險，風(fēng)險情況產(chǎn)生變化后，再次進(jìn)行評估。
公司沒有出現(xiàn)《負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈政策》里的任何風(fēng)險，公司每年提交盡職調(diào)查報告并公布于網(wǎng)站上，以便所有相關(guān)人士能監(jiān)督公司的工作，并且參加第三方獨(dú)立審核。
2016年12月至今無高風(fēng)險采購，在無法接受的情況下終止與供應(yīng)商的合作。
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